Baumer Blog

Innovatives Energie-Werk geht neue Wege

Ein Interview mit Simon Messerli, Leiter Verrechnungen bei Energie Thun AG

Die Energie Thun AG ist bekannt für ihre Innovationskraft. Seit März 2018 nutzt sie die Dienstleistungen der Baumer AG für den Druck der Rechnungen ihrer Energiekunden. Lesen Sie im Interview mit Simon Messerli, Leiter Verrechnung bei Energie Thun, wie es dazu kam, den Rechnungsdruck auszulagern, welche Aufwendungen die Projektrealisation mit sich brachte und welche Erfahrungen sie gemacht hat.

Herr Messerli, bitte erzählen Sie, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind?

Auf die Baumer AG sind wir durch eine Empfehlung von der Talus Informatik AG aufmerksam geworden. Die Talus Informatik AG ist unser erster Ansprechpartner, wenn es um unsere IT- und Applikations-Betreuung aus Abacus/is-e geht. Da die Baumer AG bereits Erfahrung im Umgang mit diesen Applikationen hatte, waren wir gespannt auf den Lösungsansatz zur Verarbeitung unseres laufenden Dokumenten-Outputs. 

Was waren für Sie die wichtigsten Entscheidungskriterien?

Unsere bestehende Infrastruktur sollte abgelöst werden. Dadurch ergaben sich eine ganze Reihe von Anforderungen, die wir an den neuen Outsourcing-Partner stellen mussten. Es musste eine einfache Handhabung gewährleistet sein, unsere Mitarbeitenden inklusive unserer Auszubildenden sollten sich wieder auf die Kernkompetenzen konzentrieren können. Der Dokumenten-Output sollte weitestgehend automatisiert werden und eine hohe Prozesssicherheit sollte gewährleistet sein. Eine Optimierung der laufenden Verarbeitungen war ebenfalls erwünscht. Das Thema Datenschutz war für uns dabei ebenso wichtig, da sensible Dokumente versandt werden sollten, und der Kostenfaktor spielte natürlich auch eine Rolle, denn wir wollten mit dem Outsourcing auch unsere Kosten senken.

Nicht zuletzt ist die Energie Thun AG für ihre Innovationskraft bekannt. Umweltschutz und Innovationen sind uns sehr wichtig. Somit suchten wir auch einen Partner, der nicht nur die bestehende Aufgabe lösen kann, sondern uns auch in Zukunft zur Seite steht, wenn es um die Weiterentwicklungen geht.

Warum haben Sie sich für uns entschieden?

Sie sind zu einem sehr späten Zeitpunkt in die laufende Ausschreibung eingetreten. Somit waren die Herausforderungen sehr sportlich und anspruchsvoll. Doch die Präsentation und die professionelle Beratung überzeugten uns. Der Lösungsansatz erschien sehr einfach und unkompliziert, und das bei hoher Prozesssicherheit. Alle Anforderungen konnten mit wenigen Schritten gelöst oder sogar übertroffen werden. Heute können wir mit wenigen Klicks unsere laufenden Verarbeitungen via «track and trace» über ein gesichertes Webportal nachverfolgen. Somit haben wir immer die Sicherheit und die Kontrolle über unseren Dokumenten-Output. Auch die Offerte war innerhalb der sehr kurzen vorgegebenen Zeit auf unserem Tisch und die Preise konnten überzeugen. Nach einem Besuch im Thurgau bei der Baumer AG waren wir sicher, dass alle Anforderungen, die wir stellten, erfüllt werden würden. Insbesondere die einfache Handhabung, die Themen Umwelt- und Datenschutz sowie die Innovationskraft der Baumer AG haben uns überzeugt.

Wie haben Sie die Projektarbeit empfunden?

Die Projektarbeit war für uns äusserst professionell gestaltet. Die Anbindung aus unserer Applikation is-e wurde gemeinsam mit der Talus Informatik AG, den IT-Spezialisten der Baumer AG sowie unseren IT-Verantwortlichen in sehr kurzer Zeit realisiert. Fragen wurden innerhalb kürzester Zeit beantwortet und auch die To-do-Liste war schnell abgearbeitet. Wir wurden in allen Bereichen sehr kompetent begleitet. Auch kurzfristige Änderungen im normalen Ablauf wurden sehr schnell umgesetzt. 

Wie war der Eindruck nach der ersten Verarbeitung?

Nachdem der Termin für das «Go-Live» festgelegt worden war, waren wir natürlich sehr gespannt, ob alles unseren Wünschen entsprechen würde. Die mehrfache Sicherheits- und Fehlerprüfung des festgelegten Druckprozesses hat den pünktlichen und korrekten Dokumenten-Output garantiert. Alle Dokumente wurden innerhalb der abgemachten Zeit zugestellt. Die Zeitschiene wurde eingehalten. Zusätzlich konnten wir den Versand über das Webportal nachverfolgen und überprüfen. Zu jeder Zeit hatten wir den Eindruck, dass dies bei ihnen sehr ernst genommen wird. Dem weiteren Dokumenten-Output sehen wir sehr gelassen entgegen.

Welche Prozessänderungen hat diese neue Lösung in der Verrechnung ausgelöst, und wie haben die Mitarbeiter diese aufgenommen?

Da wir gerade erst die ersten Quartalsabrechnungen produktiv über sie abgewickelt haben, wurde der Prozess an sich noch nicht gross verändert. Die einzige Neuerung war, dass wir den ersten Rechnungslauf vier Tage nach Beginn der Quartalsablesung verarbeiteten, der Versand folgte kurz darauf. Der zweite Versand erfolgte dann in der letzten April-Woche. Somit konnten wir die Rückfragen und Mutationsmeldungen der Kunden, welche immer auf den Rechnungsversand eingehen, zeitlich besser verteilen. Datiert waren die Rechnungen alle noch auf Ende April. Für die Zukunft erhoffen wir uns natürlich auch mehr Liquiditätsspielraum, da wir die Rechnungen nun ohne Mehraufwand schneller und zeitgerechter versenden können.

Können Sie uns ruhigen Gewissens weiterempfehlen?

Für das Dokumenten-Outsourcing brauchen wir einen zuverlässiger und vertrauenswürdiger Partner. Mit der Baumer AG haben wir diesen Partner gefunden. Somit kann ich Ihre Frage mit ruhigem Gewissen mit «Ja» beantworten.

 

Herr Messerli, vielen Dank für das Interview

 

 

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