Druck-Outsourcing – Selbst drucken oder drucken lassen?
Für Betriebe und Organisationen mit hohem Verwaltungsaufwand birgt das Druck-Outsourcing enormes Entlastungspotenzial. Und zwar sowohl hinsichtlich Kostenfaktor als auch Arbeitsaufwand. Bei jeder Outsourcing Entscheidung gibt es für das Management eine zentrale Frage: Ist die Tätigkeit Teil der Kernkompetenz unseres Unternehmens, oder nicht? Wenn die Antwort “Nein” lautet, dann sollten Sie ernsthaft über Outsourcing nachdenken.
Was ist Druck-Outsourcing?
Beim Druck-Outsourcing werden in Ihrem Unternehmen jeden Tag printfähige Dokumente erstellt, die an einen externen Druck-Dienstleister über eine sichere Schnittstelle übermittelt werden. Der Druck-Dienstleister druckt die Dokumente, fügt die notwendigen Beilagen hinzu, kuvertiert, führt die notwendigen Qualitätskontrollen durch und versendet die Briefe portooptimiert.
Was sind die Vorteile von einem Druck-Outsourcing bei der Baumer AG?
- Einsparung von Zeit und Kosten durch optimierte Geschäftsprozesse
- Entlastung der Mitarbeitenden: Deren Kernkompetenzen stehen wieder im Vordergrund
- Reduktion von Fehlerquellen und Papierverbrauch durch zertifizierte Managementprozesse
- Erhöhung der Planungs-, Produktions- und Datensicherheit
- Schaffung von mehr Liquidität durch Vermeidung teurer Anschaffungen der notwendigen Infrastruktur
- Versenden von Dokumenten auf verschiedenen Kanälen (Papierdokument, E-Rechnung, IncaMail usw.)
- Archivierung rechtssicherer Dokumente – sobald versandt, so archiviert
- Überwachung der täglichen Verarbeitung via Webportal
- Vermeidung teurer Vordrucke – «White Paper Factory»
- Nutzung der Kernkompetenzen eines Ansprechpartners – der Baumer AG
Einfaches Druck-Outsourcing der Tagespost
Die Abwicklung der Tagespost mit Rechnungen, Mahnungen, Einladungen und vielerlei mehr Dokumenten nimmt häufig einen hohen Anteil wertvoller Arbeitszeit ein. Wäre es nicht schön, diesen Arbeitsaufwand inklusive Druck und Versand in andere Hände geben zu können, um mehr Kapazitäten für Ihr Kerngeschäft zu haben? Genau an diesem Punkt setzt die Baumer AG als Full-Service-Partner für verlässliches Dokumenten-Management und Druck-Outsourcing an.
Auch beim Outsourcing des Druck- und Versandprozesses behalten Sie und Ihre Mitarbeiter volle Flexibilität im Hinblick auf individuelle Tagespost-Versände. So können Sie über eine einfache Applikation «Druckertreiber Baumer» jederzeit einzelne Dokumente am Arbeitsplatz generieren und an uns übermitteln. Egal ob aus Ihrer Fachapplikation oder aus Microsoft-Office-Anwendungen.
Vorab wird mit Ihnen ein sogenannter «Cut-off Point» festgelegt – beispielsweise 14 Uhr. Alle Dokumente, die bis zum festgelegten Zeitpunkt an uns übermittelt werden, werden zu 100% noch am selben Tag fertig gestellt und zur Post gebracht.
Volle Kontrolle behalten dank dem Baumer Webportal
Gibt man beim Outsourcing nicht die Kontrolle ab? Bei der Baumer AG können wir Ihnen diese Sorge nehmen. Denn dank unseres Webportals garantieren wir Ihnen vollständige Transparenz.
Sie können jederzeit den Bearbeitungsstatus des Verarbeitungsprozesses einsehen. Über einen geschlossenen Nutzer-Login haben Sie von Ihrem Arbeitsplatz aus Zugriff auf unser Webportal und somit auf die Übersicht Ihrer Dokumente.
Dort werden alle Druckaufträge Ihres Unternehmens übersichtlich mit dem jeweils aktuellen Bearbeitungsstand gekennzeichnet. So können Sie exakt nachverfolgen, wann ein Brief oder Dokument übermittelt und versendet wurde, bzw. für wann der Versand terminiert ist. Fehlerhafte Druckaufträge können zudem über eine Stornofunktion storniert werden.
Das Webportal funktioniert gleichzeitig auch als Statistiktool und kann sämtliche Prozessschritte lückenlos nachvollziehen. Inklusive aller Informationen wie A-/B-Post Frankierung oder beispielsweise Annahmestatus des Empfängers bei Einschreiben. Nichts geht verloren.
Wie läuft das Druck-Outsourcing ab?
Beratung & Projektplanung
Wir analysieren mit Ihnen gemeinsam den Ist-Zustand Ihrer Dokumentenprozesse: Wie viele Briefe/Rechnungen werden in welchem Rhythmus versendet? Welche Arbeitsschritte fallen dafür an? Auf dieser Basis erarbeiten wir ein neues Modell – und zeigen Ihnen auf, wie die Dokumente kostengünstig, sicher und qualitativ einwandfrei erstellt und verteilt werden können. Testläufe inklusive.
Vereinbarung der Konditionen
Gemäss des vereinbarten Dokumenten-Prozesses erarbeiten wir für Sie passende Konditionen und Service-Level-Agreements (SLA). Wichtige Punkte wie interne Regelwerke, Sicherheitsanforderungen, Termintreue etc. werden dabei selbstverständlich berücksichtigt.
Dokumentenübermittlung und -aufbereitung
Sie übermitteln uns Ihre Dokumenteninhalte und ggf. Empfängerdaten so, wie es für Sie am besten ist – z.B. via SFTP-Server. Wir bereiten Ihre Daten auf und fügen die Frankierung sowie die unterschiedlichen Steuercodes für Beilagen und Verpackung ein. Dank neuester Technologie können wir Ihren Output hinsichtlich Portokosten optimieren und mittels «Closed-Loop» einen 100%-Output garantieren.
Dokumentenmanagement
Wir kümmern uns um die Beschaffung aller nötigen Materialien sowie die Lagerverwaltung Ihrer Drucksachen. Sie brauchen keinerlei zusätzliche Ressourcen aufzuwenden.
Beispiele für erfolgreiches Druck-Outsourcing
Print Prozesse auszulagern, ist meist eine hochsensible Entscheidung. Baumer ist seit vielen Jahren für Behörden, Banken und Versicherungen ein verlässlicher Druck-Dienstleister in der Schweiz.
Wir wissen, was es für ein Unternehmen bedeutet, den Printjob auszulagern und welche Sorgen und Bedenken mit einem solchen Schritt verbunden sind. Daher nehmen wir uns auch viel Zeit, damit Ihre Organisation Vertrauen zum Outsourcing aufbauen kann. Wir nehmen Ihre Sorgen ernst und setzen uns mit allen Facetten des Outsourcings auseinander. Lassen Sie sich von den Erfahrungen unserer Kunden überzeugen.
Führen Sie jetzt den Outsourcing Rentabilitäts-Check durch!
Berechnen Sie mit dem Kostenrechner, ob sich ein Outsourcing für Ihre Geschäftskommunikation bezahlt macht. Selbstverständlich wird Ihre Anfrage vertraulich behandelt und dient nur dem Zweck der Auswertung.
„Für das Outsourcing unserer sensiblen Daten kam nur ein absolut vertrauenswürdiger und zuverlässiger Partner in Frage. In Baumer haben wir ihn gefunden.“
Roland Hollenstein
„Die professionelle Beratung, die einfache Handhabung, der hohe Datenschutz und die Innovationskraft der Baumer AG haben uns überzeugt. Heute können wir laufende Verarbeitungen mit wenigen Klicks über ein gesichertes Web-Portal nachverfolgen. Somit haben wir immer die Sicherheit und die Kontrolle über unseren Dokumenten-Output.“
Simon Messerli
Kontinuierliche Prozessoptimierung, Nachhaltigkeit und höchste Datensicherheit
Steigende Anforderungen und wachsende Komplexität im Management der 1:1 Kommunikation, der Integration von Datenschutzmassnahmen und der Wartung der Infrastruktur treiben die Preise für die Erstellung und den Versand von Dokumenten in die Höhe. Dies verlangt nach einer kontinuierlichen Prozessoptimierung. Wir haben alle unsere Prozesse standardisiert und passen sie laufend an neue Gegebenheiten an. Darüber hinaus bilden wir unsere Mitarbeitenden stets weiter. Das alles macht uns zum führenden Outsourcing-Partner für die Verarbeitung vertraulicher Dokumente in der Schweiz.
Unter Nachhaltigkeit verstehen wir mehr als nur einen schonenden Umgang mit Ressourcen. Wir legen auch Wert auf höchste Sensibilität im Umgang mit Ihren Informationen. Überwachte Zutrittssysteme und entsprechende Verträge mit unseren Mitarbeitenden garantieren für absolute Diskretion. Vertrauen schaffen wir aber auch durch Qualität, Termintreue und Flexibilität.
Sie wünschen eine unverbindliche Druck-Outsourcing Beratung in Ihrem Unternehmen vor Ort oder wollen uns in Islikon besuchen kommen, um unser Unternehmen besser kennenzulernen? Das freut uns! Bitte nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich von Ihrem Druck-Outsourcing Ansprechpartner umfassend beraten!
