1. Double-Opt-In-Verfahren zur Newsletter-Anmeldung
Die Bestimmungen zur Nutzung von Kontaktdaten für E-Mail-Marketingmassnahmen werden sich im Jahr 2018 signifikant verschärfen. Einerseits durch die Datenschutzgrundverordnung der EU, welche auch für Schweizer Unternehmen gilt, die Daten von EU-Bürgern speichern, andererseits durch die bevorstehende Revision des Schweizer Datenschutzgesetzes.
Werbliche E-Mails beispielsweise dürfen ohnedies nur an Empfänger versandt werden, die zuvor dem Erhalt explizit zugestimmt haben. Eine rechtssichere Zustimmung können Sie unter anderem per so genanntem Double-Opt-In-Verfahren erhalten.
Im Rahmen dieses Verfahrens bekommen Nutzer, die sich mit ihren E-Mail-Adressen in einen Verteiler eingetragen haben, eine Bestätigungsmail zugeschickt. Diese fordert die Nutzer dazu auf, ihre Anmeldung nochmals aktiv per Klick auf einen Link zu bestätigen. Erst nachdem dies geschehen ist, ist das Anmeldeverfahren komplett abgeschlossen und die Adressen können mit Rechtssicherheit verwendet werden.
Grundsätzlich gibt es natürlich auch andere Möglichkeiten, das Einverständnis des Empfängers abzufragen. Da wäre zum Beispiel ein persönliches oder telefonisches Gespräch, in dem mündlich die Zustimmung zur Aufnahme auf den Newsletter-Verteiler gegeben wird. Oder auch eine am Messe- oder Verkaufsstand ausgelegte Liste, in die sich Interessenten handschriftlich eintragen können.
Aber Achtung! Bei diesen Arten der Zustimmungsabfrage besteht für Sie als Unternehmen das Risiko, dass Sie die vom Empfänger erteilte Bestätigung im Fall einer Klage nicht mehr eindeutig nachweisen können. Deswegen gilt: Stets gut dokumentieren! Das Double-Opt-In-Verfahren erledigt dies mittels Technik ganz automatisch für Sie und ist daher zu empfehlen.
2. Prüfen Sie Bestandslisten mit verwendeten Kundenkontakten
Aktuell verwenden Sie über lange Jahre gesammelte Kontaktdaten von Bestandskunden, aber auch von Messekontakten aus Anfrageformularen auf Ihrer Website etc.? Mit dieser Praxis sind Sie nicht allein. Spätestens jetzt jedoch sollten Sie auf all Ihre Newsletter-Empfänger aktiv zu gehen und am besten per Double-Opt-In nochmals die Genehmigung zum werblichen E-Mail-Versand einholen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Denn das Gesetz sieht zwar eine Ausnahme vor und erlaubt den Newsletter-Versand, wenn es sich um bestehende Kunden handelt. Voraussetzung ist jedoch, dass der Empfänger der Nutzung seiner Daten jederzeit widersprechen kann und eine klar ersichtliche Abmelde-Funktion im Newsletter enthalten ist.
Vor allem in Bezug auf B2B-Kontakte, zu denen Sie eine geschäftliche Beziehung pflegen gelten Ausnahmen und Übergangsbestimmungen. In diesen Fällen empfiehlt es sich, eine rechtliche Abklärung vorzunehmen und die Entwicklungen der Totalrevision des Schweizer Datenschutzes genau zu beobachten.
Stellen Sie sicher, dass die Einwilligungen bis spätestens 25. Mai 2018 vorliegen und löschen Sie unbestätigte Kontakte.
3. Vermeiden Sie Bussgelder und informieren Sie sich umfassend über die neuen Rechtsgrundlagen
Sofern noch nicht geschehen, sollten Sie sich spätestens jetzt umfassend zur neuen EU-Datenschutzgrundverordnung sowie der geplanten Totalrevision des aktuellen Bundesgesetztes über den Datenschutz informieren. Bei Nichtbeachtung der Regelungen drohen hohe Bussen sowie ein Reputationsverlust Ihres Unternehmens.
Hilfreiche Informationen hierzu bieten Ihnen auch unsere Artikel «Revision zur Datenschutzverordnung» sowie «So schützen Sie die Daten Ihrer Kunden». Beide enthalten übersichtliche Checklisten für Ihre Arbeit als Kampagnenverantwortlicher sowie weiterführende Informationen.
Sie suchen nach zusätzlicher Unterstützung und Beratung? Die Baumer AG steht Ihnen als SQS-zertifizierter Partner mit Datenschutzgütesiegel jederzeit zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
