Das Dokumentenmanagement im Griff mit dem DoComHUB
Die Anzahl der physischen und digitalen Kanäle, welche ihre Kunden für den Empfang von Dokumenten nutzen können, ist gestiegen und macht deren Verarbeitung immer komplexer. Zudem ist eine effiziente, personalisierte und zeitnahe Verarbeitung dieser Dokumente für das Kundenerlebnis von entscheidender Bedeutung. Dies gilt sowohl für B2B als auch B2C.
Bei der Anzahl der Zustellkanäle verliert man leicht den Überblick. Wo möchte mein Kunde seine Dokumente empfangen? Wurde das Dokument entsprechend versandt? Ist es angekommen? Was tun bei nicht ankommen? Und wo kann ich das alles überwachen?
Die Herausforderung im Dokumenten-Output-Management:
Die Kosten für den physischen Dokumentenversand steigen stetig, insbesondere durch höhere Porti, aber auch durch steigende Energiekosten und manuelle Prozesse. Dazu kommen ebenfalls die Kosten für den Aufbau neuer Dienstleistungen im Dokumentenmanagement, sowohl im Inbound, als auch im Outbound.
Die Digitalisierung der Dokumentenprozesse wird zu einer sehr wichtigen Aufgabe. Dabei geht es nicht nur um Einsparungen von Zeit und Kosten, sondern auch um die Nutzbarmachung neuer Angebote. Fehlendes Know-how und die zeitintensive Umsetzung verhindern vielfach deren Realisierung.
Viele Silolösungen sind mit der Zeit entstanden um immer wieder einzelne Herausforderungen zu bewältigen. Die Konsequenzen sind nebst der Unübersichtlichkeit, die steigenden Kosten und in zunehmendem Masse die schlichte Verunmöglichung das Ganze noch zu bewältigen.
Dokumente entstehen an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen Systemen. Ein einheitliches und orchestriertes Dokumentenmanagement wird zur grossen Challenge.
Welche Dokumente befinden sich in welchen Kanälen? Sind sie entsprechend angekommen? Gibt es Fehlermeldungen und falls ja welche? Alles Fragestellungen, welche eine zentrale Überwachung notwendig machen.
Das Kundenerlebnis wird auch im Dokumentenprozess immer wichtiger und entscheidet mit bei der Frage der Kundenzufriedenheit.
Eine Schnittstelle, alle Kanäle und mehr Transparenz
Durch die neue Baumer DoComHUB-Plattform ist es möglich, jeden einzelnen Verarbeitungsschritt des Dokumentenversands pro Empfänger unabhängig vom Kanal darzustellen. Alles läuft über eine zentrale Datenbank, welche die Informationen und Prozess-Schritte pro Kommunikation speichert und wiedergeben kann. Mittels Front-End kann der Status jedes einzelnen Dokuments gesucht und dargestellt werden, unabhängig vom Versand-Channel. Die Plattform kann jederzeit mit verschiedenen Mandanten ergänzt und ausgebaut werden, auch neue Channel und Anforderungen können jederzeit zusätzlich integriert werden.
Weitere Vorteile mit dem DoComHUB:
Sowohl für den Bereich Inbound, als auch für den Outbound arbeiten wir in Netzwerken, welche alle vertraglich abgesichert sind. Von Scanning-Dienstleistungen bis hin zum Empfang über eBill oder ePost steht ihnen ein komplettes Ökosystem zur Verfügung. Sie selber liefern nur noch die Daten.
Damit der Empfänger ihrer Dokumente, diese dort erhält, wo er am besten erreichbar ist, verfügt unser System über eine sogenannte Lookup-Funktion, welche uns eine Abfrage der Empfangsoptionen ermöglicht und entsprechend die Zulieferung auf dem präferierten Kanal.
Sollte eine gewünschte Reaktion auf einem Kanal ausbleiben, können Workflows hinterlegt und andere Kanäle in der Folge genutzt werden. Die Abfolge bestimmen Sie.
Endlich Übersicht über sämtliche Dokumente, unabhängig vom verwendeten Kanal.
Der korrekte Umgang mit ihren Daten ist unsere Verpflichtung. Dafür verfügen wir über die zwingenden Prozesse, die erforderliche Infrastruktur und nicht zuletzt über die notwendigen Zertifizierungen.
Erklärfilm DoComHUB
Der Versand von physischen und/oder digitalen Dokumenten über den DoComHUB kurz erklärt.
Film ab!