Externalisation de l’impression
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Externalisation de l’impression – imprimer soi-même ou faire imprimer?

Pour les entreprises et les organisations dont les dépenses administratives sont élevées, l’externalisation de l’impression recèle un potentiel de soulagement considérable. Et ce autant en termes de coûts que de charge de travail. Une question cruciale se pose à la direction pour chaque décision d’externalisation: l’activité en question fait-elle ou non partie des compétences de base de notre entreprise? Si vous répondez par la négative, vous devriez sérieusement penser à externaliser les tâches correspondantes.

L’externalisation de l’impression – qu’est-ce que c’est?

Quand vous externalisez l’impression, les documents imprimables qui sont créés chaque jour dans votre entreprise sont transmis via une interface sécurisée à un prestataire de services d’impression externe. Le prestataire de services d’impression imprime les documents, joint les pièces nécessaires, met le tout sous enveloppe, exécute les contrôles de qualité requis et envoie les lettres en port optimisé.

Quels sont les avantages de l’externalisation de l’impression chez Baumer AG?

  • Économie de temps et d’argent grâce à l’optimisation des processus commerciaux
  • Réduction de la charge de travail des collaborateurs: leurs compétences clés sont de nouveau au premier plan
  • Réduction des sources d’erreur et de la consommation de papier grâce à des processus de gestion certifiés
  • Augmentation de la sécurité de la planification, de la production et des données
  • Création d’une liquidité plus importante en évitant l’achat des onéreuses infrastructures nécessaires
  • Expédition de documents sur différents canaux (documents papier, factures électroniques, IncaMail, etc.)
  • Archivage de documents juridiquement sûrs – expédition immédiatement suivie de l’archivage automatique
  • Surveillance du traitement quotidien sur le portail Internet
  • Les formulaires onéreux sont évités – «White Paper Factory»
  • Mise à profit des compétences clés d'un interlocuteur – de la société Baumer AG

Externalisation simple de l’impression du courrier quotidien

Souvent, beaucoup de temps de travail précieux doit être consacré au traitement du courrier quotidien contenant des factures, des lettres de rappel, des invitations et bien d’autres documents. Ne serait-il pas agréable de pouvoir déléguer ce travail, y compris l’impression et l’expédition, afin de disposer de capacités plus importantes pour votre activité principale? C’est exactement ici que la société Baumer AG intervient en tant que partenaire de services complets se chargeant de la gestion fiable des documents et de l’externalisation de l’impression.

Même en cas d’externalisation du processus d’impression et d’expédition, vous-même et vos collaborateurs gardez une flexibilité totale relativement à l’expédition individuelle du courrier quotidien. Par exemple, vous pouvez à tout moment générer des documents individuels sur votre poste de travail par le biais de l’application simple «Pilote d’impression Baumer» et nous les transmettre. Que ce soit à partir de votre application spécialisée ou des applications de Microsoft Office.

Au préalable, un «Cut-off Point» (heure butoir) est défini avec vous – par exemple 14 heures. Tous les documents qui nous sont transmis jusqu’à cette heure seront préparés à 100% et déposés au bureau de poste le jour-même.

Garder le contrôle intégral grâce au portail Internet de Baumer

Est-ce que l’on ne perd pas le contrôle quand on externalise le travail? Baumer AG vous soulage de cette préoccupation. Car, grâce à notre portail Internet, nous vous garantissons une transparence parfaite.
Vous pouvez à tout moment consulter l’état d’avancement du processus de traitement. Par le biais d’une connexion utilisateur fermée, vous avez accès à notre portail Internet et donc à la vue d’ensemble de vos documents depuis votre poste de travail.
Tous les travaux d’impression de votre entreprise sont marqués clairement et vous pourrez y consulter l’état de traitement actuel de chaque document. Cela vous permet de savoir exactement quand une lettre ou un document a été transmis et envoyé ou pour quand l’expédition est prévue. De plus, une fonction d’annulation vous permet d’annuler les travaux d’impression présentant des erreurs.
Le portail Internet offre en même temps aussi une fonction d’outil statistique et peut suivre toutes les étapes du processus sans la moindre lacune. Y compris toutes les informations telles que l’affranchissement du courrier A/B ou par exemple le statut de réception du destinataire pour un courrier recommandé. Rien ne se perd.

Comment se déroule l’externalisation de l’impression?

  • Conseils & planification des projets

Nous analysons avec vous l’état actuel de vos processus documentaires: Combien de lettres/factures sont-ils envoyés et à quel rythme? Quelles étapes de travail sont-elles nécessaires dans ce but? Sur cette base, nous élaborons un nouveau modèle – et vous montrons comment les documents peuvent être créés et distribués de manière économique, sécurisée et à un niveau parfait de qualité. Essais de fonctionnement compris.
 

  • Accord sur les conditions

Conformément au processus documentaire convenu, nous élaborons pour vous des conditions ainsi que des Service-Level-Agreements (SLA) appropriés. Bien entendu, les points importants tels que les règlements internes, les exigences en matière de sécurité, le respect des délais, etc. sont pris en compte.

  • Transmission et préparation des documents

Vous nous transmettez le contenu de vos documents ainsi que, le cas échéant, les coordonnées des destinataires comme cela vous convient le mieux – par ex. par le biais d’un serveur SFTP. Nous préparons vos données et ajoutons l’affranchissement ainsi que les différents codes de commande pour les encarts et l’emballage. Grâce à notre technologie à la pointe du progrès, nous pouvons optimiser votre production en termes de frais d’affranchissement et garantir une production parfaite grâce à une «Closed-Loop».

  • Gestion documentaire

Nous nous occupons de l’achat de tous les matériaux nécessaires ainsi que de la gestion de stock pour vos imprimés. Vous n’avez pas besoin de vous procurer de ressources supplémentaires.

Exemples d’une externalisation de l’impression fructueuse

L’externalisation des processus d’impression est le plus souvent une décision extrêmement délicate. Depuis de nombreuses années, Baumer est un prestataire de services d’impression suisse fiable qui travaille pour les pouvoirs publics, des banques et des sociétés d’assurance.

Nous savons ce que cela signifie pour une entreprise d’externaliser les tâches d’impression et quelles préoccupations et inquiétudes sont associées à une telle décision. C’est pourquoi nous prenons beaucoup de temps pour qu’une relation de confiance puisse s’établir dans votre organisation au sujet de l’externalisation. Nous prenons vos préoccupations au sérieux et nous penchons sur toutes les facettes de l'externalisation. Laissez-vous convaincre par l’expérience de nos clients.

Energie Thun AG

La société Energie Thun AG est connue pour sa force d’innovation. Depuis le mois de mars 2018, elle met les prestations de Baumer AG à profit pour imprimer les factures de ses clients consommateurs d’énergie. Depuis lors, elle peut envoyer les factures plus rapidement et dans des délais plus brefs sans devoir supporter de charge de travail supplémentaire.

Exécutez maintenant un contrôle de rentabilité de l’externalisation!

Avec le calculateur de coûts, vérifiez si l’externalisation de votre communication commerciale est rentable. Bien entendu, votre demande sera traitée de manière confidentielle et ne sera utilisée qu’à des fins d’évaluation.

Calculer les coûts d’ externalisation!

Ce que disent nos clients de l’externalisation de l’impression

Office de la circulation routière de Thurgovie

Jusqu’à une date récente, l’Office de la circulation routière de Thurgovie devait traiter l’expédition de 300 000 factures, de 50 000 rappels et de milliers d’autres documents par an en plus des activités quotidiennes normales. Aujourd’hui, l’Office mise sur le service complet de Baumer AG. Le résultat: une efficience accrue et une diminution des coûts.

Optimisation continue des processus, durabilité et sécurité maximale des données

Un niveau d’exigences toujours plus élevé et l’augmentation de la complexité dans la gestion de la communication personnalisée, de l’intégration des mesures de protection des données et de la maintenance des infrastructures font augmenter les prix de la création et de l’expédition des documents. Cela exige une optimisation permanente des processus. Nous avons standardisé tous nos processus et les adaptons continuellement aux nouvelles conditions. De plus, nous formons nos collaborateurs de manière continue. Tout cela fait de nous le partenaire d’externalisation leader pour le traitement de documents confidentiels en Suisse.

Pour nous, la durabilité est bien plus que le ménagement des ressources. Nous attachons aussi de l’importance à apporter le plus haut niveau de sensibilité dans le traitement de vos informations. Des systèmes d’accès surveillés et des contrats correspondants avec nos collaborateurs garantissent une discrétion absolue. Mais c’est également grâce à notre qualité, au respect des délais et à notre souplesse que nous instaurons un climat de confiance.

Consultation gratuite sur l’externalisation de l’impression chez vous, dans votre entreprise

Vous souhaitez une consultation sans engagement sur l’externalisation de l’impression dans votre entreprise ou désirez venir nous voir à Islikon afin de faire mieux connaissance de notre entreprise? Nous nous en réjouissons! N’hésitez pas à nous contacter et laissez-nous – votre interlocuteur dans le domaine de l’externalisation de l’impression – répondre à toutes vos questions et vous conseiller!