Baumer Blog

Nachhaltiges Dokumenten-Outsourcing für die Energie Seeland AG

Seit Anfang des Jahres nutzt auch die Energie Seeland AG die Dienstleistungen der Baumer AG. Als Aktiengesellschaft im Eigentum der Gemeinden im Umkreis von Lyss bietet die Energie Seeland AG (ESAG) ein umfangreiches Angebot für Strom, Trinkwasser, Fernsehsignale, Internet und Telefonie sowie für Wärme. Die internen Anforderungen an die Verarbeitung von Dokumenten, Rechnungen und Mahnungen werden dabei immer komplexer. Deshalb hat sich die ESAG dazu entschlossen, neu der Baumer AG (BAG) den kompletten Dokumenten-Output zu übergeben. Welche Beweggründe entscheidend waren erfahren Sie hier.

Datenschutz, Vertrauenswürdigkeit sowie Einsparung der Kosten

Bei jeder Outsourcing-Entscheidung gibt es für das Management eine zentrale Frage: Ist die Tätigkeit Teil der Kernkompetenz unseres Unternehmens oder nicht? Auch bei der ESAG war dies ein zentrales Thema. Somit war für Kim Junker (ESAG-Projektleiterin Outsourcing) klar, dass verschiedene Arbeitsabläufe im eigenen Unternehmen genauer unter die Lupe genommen werden mussten.

Zu prüfen waren Fragen wie:

  1. Habe ich einen vertrauenswürdigen Partner, der für das Outsourcing in Frage kommt?
  2. Sind zentrale Themen wie DSGVO und Datenschutz gewährleistet?
  3. Kann ich die Kernkompetenzen der eigenen Mitarbeitenden wieder sinnvoll einsetzen?
  4. Welchen Nutzen erreiche ich durch das Auslagern der Geschäftsprozesse?
  5. Sind Erfahrungswerte mit der vorhandenen Kernapplikation «abacus is-e» vorhanden?

Das ESAG-Projektteam ging dabei sehr systematisch vor. Es hatte die Aufgabe, die Bedürfnisse und Anforderungen seitens ESAG detailliert auszuarbeiten. Zuallererst wurden die Kosten zur eigenen Inhouse-Lösung eruiert, damit eine genaue Kosten-/Nutzenanalyse gegenüber dem Outsourcing gemacht werden konnte. Danach wurden mehrere Partner evaluiert, die für das Outsourcing in Frage kamen. 

Bei der Vertrauenswürdigkeit der Partner wurde darauf geachtet, ob im Umfeld von abacus/is-e bereits Aufträge ähnlicher Art durchgeführt wurden oder nicht. Es wurden an verschiedenen Stellen Referenzen eingeholt, um auch die Qualität der auszuführenden Arbeiten einschätzen zu können. «Die durchweg positiven Auskünfte über die BAG waren ausgesprochen hilfreich» so Kim Junker.

Auch bei der Überprüfung der Datenhaltung und des Datenschutzes konnte die BAG überzeugen. «Ich hatte immer den Eindruck, dass das Thema Datenschutz bei der BAG sehr ernst genommen wird und dass viel in die Infrastruktur investiert wird, um den Kunden ein Höchstmass an Sicherheit und Transparenz zu bieten. Die jährliche Auditierung des «Good Priv@cy»-Zertifikates unterstützte das Ganze zusätzlich.

Warum dann letztendlich BAG?

«Das Angebot der BAG war vollständig und transparent. Zudem konnten wir zum vorhandenen Rechnungsversand über 40% an Kosten einsparen. Offene Fragen wurden schnell, präzise und verständlich beantwortet, sodass wir stets das Gefühl hatten, einen zuverlässigen Partner an der Seite zu haben». Nach der Besichtigung der Produktionsstätte wurde auch schnell klar, dass Themen wie Umweltschutz und Nachhaltigkeit sehr ernst genommen werden. 

«Bei der BAG sind wir zuversichtlich, auch in Zukunft alle Bereiche, vom Rechnungsversand bis hin zu Marketing-Massnahmen, voll abdecken zu können. Wir nutzen auch das Web-Portal der BAG. Somit behalten wir zu jeder Zeit die Kontrolle über jede einzelne Verarbeitung. Wir brauchen nur noch einen einzigen Ansprechpartner und werden dabei stets kompetent beraten». «Wir sind überzeugt, dass sich die Mitarbeitenden durch die neue Lösung mit der BAG vermehrt den eigentlichen Aufgaben zuwenden können. Die Einsparung der Kosten ist ein zusätzlicher Nutzen. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit».

 

Möchten auch Sie mehr über Print-Outsourcing und Baumer Process erfahren? Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme (Tel. 052 723 42 63, cschatz@baumer.chwww.baumer.ch).