Baumer Blog

Modernes Druck-Outsourcing in Kooperation mit der Printcom AG

Die Printcom AG managt den Dokumenten-Output zahlreicher Schweizer Verwaltungsorganisationen auf Gemeinde- und Kantonsebene. Seit einigen Jahren besteht eine Kooperation mit der Baumer AG, welche den Print-Output und auch den digitalen Output der Printcom-AG-Kunden komplett abwickelt. Wir haben Herrn Seifert von der Printcom AG im Interview nach den Herausforderungen im Dokumenten-Management gefragt und sind auf interessante Erkenntnisse gestossen.

Herr Seifert, Sie sind Geschäftsführer der Printcom (Schweiz) AG. Ihr Unternehmen managt den Dokumenten-Output zahlreicher Schweizer Verwaltungsorganisationen auf Gemeinde- und Kantonsebene.

Bitte beschreiben Sie uns, welche Dienstleistungen Ihre Organisation für die öffentlichen Verwaltungen erbringt?

Unser Fokus ist das Output-Management in den öffentlichen Verwaltungen. Unter Verwaltungen fallen Behörden, Städte, Kantone und Gemeinden. All diese Organe produzieren täglich grosse Mengen an Dokumenten, welche personalisiert und sicher an die Bürger versendet werden müssen.

Die Printcom identifiziert und bedient bestimmte Anwendergruppen innerhalb der Behörde, Steuerverwaltungen, Gerichte, Betreibungs- und Sozialämter der Kantone, Städte und Gemeinden. Dort ist stets ein ERP/eine Fachapplikation im Einsatz und wir kümmern uns um jede mögliche Form des Outputs, sei es Druck, Kuvertierung, Frankierung, Versand, Archivierung, verschlüsselter E-Versand oder die Lieferung an das E-Post Office der Schweizer Post. 

Für unsere Kunden besteht der grosse Vorteil in der Zusammenarbeit mit Printcom darin, dass ihnen sämtliche Kanäle offenstehen und sie sich nicht um die unzähligen Schnittstellen bestehender oder zukünftiger Kanäle kümmern müssen, da wir diese Schnittstellen für unsere Kunden bereitstellen.

Das geht sogar soweit, dass unsere Kunden eingeschriebene Dokumente erstellen können und wir über die Schnittstelle zur Post der Behörde den Status und den Empfang des eingeschriebenen Dokumentes anzeigen können. Je nach Integrationstiefe können wir den Status eingeschriebener Briefe bis ins ERP der Behörde zurückschreiben, sodass der Sachbearbeiter den gesamten Dokumentenfluss aus einem System einsehen kann.

Wir bedienen mit unserer Lösung Steuerverwaltungen aus 14 Kantonen, und weil diese Behörden gezwungenermassen viel physische Post generieren, sind wir mittlerweile der grösste Dokumenteneinlieferer für die Post geworden. 

Welche Herausforderungen sehen Sie heute für die öffentlichen Verwaltungen im Bereich Dokumenten-Management?

Das Dokumenten-Output-Management in der Verwaltung ist heute noch mehrheitlich rein physisch. Die grösste Herausforderung der Behörden ist – wenig überraschend – die Digitalisierung.

Das betrifft zunächst die Umstellung von Briefpost auf elektronische Dokumente ohne Medienbruch, sowie die Implementierung der digitalen Unterschriften- und Freigabeprozesse.

Zum Thema Digitalisierung gehört auch die Einbindung von Online-Anfragen, damit Sie als Bürger online gehen können und nicht auf das Amt gehen müssen. Da geht es zum Beispiel um die Bezahlung der Hundesteuer und das Abholen von Bestätigungen. Die Zahl der Amtsbesuche soll markant reduziert werden und die Behördenwege sollen durch die Digitalisierung vereinfacht werden.

Abgesehen von E-Mail, von welchen digitalen Kanälen sprechen wir da noch?

Digitale Kanäle im Verwaltungsumfeld sind in den meisten Fällen der E-Mail-Verkehr aus Microsoft Outlook als einfachste Variante. Aber es gibt auch die verschlüsselten E-Mail-Versände wie zum Beispiel das IncaMail der Post oder PrivaSphere. Weiter bietet die Post den «virtuellen Briefkasten» an unter dem Namen E-Post Office. Das ist im Prinzip ein Briefkasten in der Cloud, bei dem Sie sich als privater Nutzer registrieren müssen, um alle Briefe voll digitalisiert zu erhalten. Absender-Unternehmen wie zum Beispiel Steuerverwaltungen schicken die Steuerrechnung nicht mehr an Ihren Hausbriefkasten in Ihrem Haus, sondern sie schicken alle Dokumente rein elektronisch und ohne Medienbruch an Ihren digitalen Briefkasten.

Nicht vergessen dürfen Sie im Zusammenhang der fortschreitenden Digitalisierung den Kommunikationsaustausch von einem System zum anderen. Das heisst, dass die Behörden untereinander keine physische Post mehr versenden, sondern die Dokumente ohne Medienbruch elektronisch von einer Behörde an die nächste Behörde weiterleiten. Zum Beispiel wäre da die Zusammenarbeit einer Steuerbehörde gemeinsam mit einem Betreibungsamt zu nennen. 

Ein weiterer Trend der erfolgversprechenden Digitalisierungsformen sind die sogenannten Portaleinlieferungen. Viele Versicherungsunternehmen betreiben eigene Kundenportale und laden ihre Dokumente in diese Kundenportale. Der Kunde loggt sich dort ein und hat Zugang zu seinen Dokumenten.

Nicht alle digitalen Kanäle werden überleben; wir können heute schwer abschätzen, welche Lösungen sich langfristig durchsetzen werden. Nur eines ist ganz klar, der physische Output wird abnehmen zugunsten der digitalen Kanäle.

Wenn Sie nach Skandinavien sehen, dann werden Sie in manchen Ländern feststellen, dass die Post 80% der Dokumente rein digital verschickt, nicht physisch. Nun, der Trend ist da und die Post hat diesen Trend mit dem Anbieten von E-Post Office aufgenommen.

Ihr Unternehmen hat mit der Baumer AG eine Kooperation geschlossen. Können Sie uns mehr über die Zusammenarbeit mit der Baumer AG erzählen?

Mit der Baumer AG haben wir ein langjähriges Vertrauensverhältnis für eine gute Zusammenarbeit. Wir bieten unseren Kunden aus der Verwaltung an, Ihren Print-Output und auch den digitalen Output komplett über die Baumer AG abzuwickeln, sodass die gesamte Tages- sowie Massenpost outgesourct wird. 

Manche Verwaltungen haben früher Millioneninvestitionen in den eigenen Print-Output getätigt, heute scheuen die Behörden diesen Millionenaufwand und entscheiden sich für das Outsourcing. 

Die Baumer AG hat die richtige Unternehmensgrösse für viele Verwaltungen, sodass der Kundenkontakt über viele Jahre stabil bleibt und das schafft bei den Behörden Vertrauen. 

Wichtig sind auch hier der persönliche Kontakt und die Nähe zum Kunden. Die Baumer AG bringt hier sehr viel Erfahrung mit, kennt die Bedürfnisse der Kunden und bedient mit ihren Lösungen sowohl grössere als auch kleinere Verwaltungen.

Neben dem bereits erwähnten Vertrauen zählt für uns auch die technische Kompetenz.

Mit der Baumer AG können wir individuelle Lösungen absprechen und finden die Innovationskraft, die es in diesem Bereich benötigt. Die Baumer AG ist nicht nur innovativ, sondern hat auch die Durchsetzungsstärke, um die Lösungen bis zur letzten Meile durchzuziehen. Bei der Baumer AG spüren wir den Enthusiasmus, die Leidenschaft und das Herzblut bei der Entwicklung innovativer Lösungen für unsere Kunden und das macht die Zusammenarbeit für alle Beteiligten um vieles einfacher.  

Zum Abschluss, was wären Ihre Wünsche für Ihre Branche und Ihr Unternehmen?

Da es oft viele Jahre dauern kann, bis wir eine neu geschaffene Schnittstelle kommerzialisieren können, würde ich mir schon wünschen, dass manche Digitalisierungsentscheide in den Verwaltungen weniger lang dauern und wir auf Kundenseite rascher voranschreiten können. Mein Wunsch ist daher, dass in Bezug auf die Digitalisierung die Verwaltungen neugierig bleiben und offen sind für die digitalen Kanäle. Die Welt wird auch im Verwaltungsbereich mobiler und medienbruchfreier und die Zusammenarbeit wird mit Sicherheit auch agiler. 

Herr Seifert, vielen Dank für das Gespräch!