Diese neue Herausforderung verlangt von den Verantwortlichen in den Unternehmen und Ämtern, sich infrastrukturtechnisch neu zu positionieren. Die eingerichteten Endpoints müssen abgesichert und sichere Zugänge zu Unternehmensressourcen geschaffen werden. Nicht nur für die digitale Kommunikation, sondern auch für den Printbereich. Denn viele Dokumente müssen nach wie vor physisch versandt werden.
Doch lassen sich diese Dokumente von Ihren Mitarbeitenden von zu Hause ausdrucken und versenden? Wohl eher kaum. Die zunehmenden Risiken und Vorschriften rund um den Datenschutz verlangen innovative Lösungen rund um den Dokumenten-Output.
Der Weg scheint vorgegeben. Und doch gibt es Fragen, die entscheidend sind, um die gesamte Kundenkommunikation zu optimieren. Hier ein paar einfache Grundregeln dazu.
1. Suchen Sie die Einfachheit
Auch hoch automatisierte Prozesse müssen einfach in der Handhabung sein. Egal, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, von zuhause, unterwegs oder in einem public workspace.
2. Betrachten Sie Ihr Materialmanagement
«White Paper» Lösungen bieten mehr Flexibilität.
3. Prüfen Sie die Ressourcen der Mitarbeitenden
Im Workflow stecken ungeahnte Potentiale für die Optimierung der Kosten.
4. Fast immer kann die Tagespost sinnvoll integriert werden
Dezentrale Verarbeitungen oder mehrere Clients können schnell zum Kostentreiber werden.
5. Seien Sie parat für eBill und ePost Office
Die Kommunikation sollte offline wie online ohne separaten Verarbeitungsschritt funktionieren.
6. Setzen Sie auf einen gesicherten Datentransport
Oft werden datenschutzrelevante Informationen unterschätzt. Zertifizierungen der Partner bieten die nötige Grundsicherheit.
7. Behalten Sie die Kontrolle
Mit einfachen Web-Services lassen sich die Vorgänge überprüfen, ohne, dass die Daten physisch in einer Cloud liegen.
Wenn Sie diese Punkte beachten, ist die Chance gross, dass Sie mit Ihrer Kundenkorrespondenz ohne viel Aufwand und Zeit gute Resultate und Einsparung von Kosten erzielen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen. Riskieren Sie nicht, den Anschluss zu verpassen!
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