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Entlastung durch Dokumenten-Outsourcing – Das Strassenverkehrsamt Thurgau setzt auf Baumer Process

Rund 300'000 Rechnungen, 50'000 Mahnungen sowie 6'000 Führerausweisentzugsverfügungen im Jahr – diese enormen Mengen an Dokumenten-Versänden mussten die Mitarbeiter des Strassenverkehrsamts Thurgau bis vor einiger Zeit zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft schultern. Heute setzt das Amt zum Handling von Drucksachen und Versand auf den Full Service von Baumer Process. Gesteigerte Effizienz und gesenkte Kosten sind das Ergebnis.

@ Baumer AG

Die Ausgangssituation

Die Abwicklung des Versands individueller Dokumente, wie Rechnungen oder auch Benachrichtigungen zu Fahrzeug- und Führerprüfungen, bedeutete für die Mitarbeiter der Abteilung Finanzen des Strassenverkehrsamts Thurgau eine hohe Arbeitsbelastung. Trotz der Nutzung von Templates: Vom Einlegen verschiedener Papierformate in den Drucker, bis hin zu händischem Falten, Kuvertieren und Frankieren – für die einzelnen Arbeitsschritte ging Zeit verloren, die an anderer Stelle fehlte.

Die Herausforderung an den Outsourcing-Partner

Den Mitarbeitenden endlich wieder mehr Raum zur Ausübung ihrer Kernkompetenzen zu geben – so das Ziel des Strassenverkehrsamtes. Hierfür sollte jedoch nicht nur ein möglichst unkomplizierter, automatisierter Prozess für das Dokumentenhandling gefunden werden: Bei Benachrichtigungen zu Entzugsverfügungen, Rechnungen etc. handelt es sich um sensible Informationen. Zu ihrer Verarbeitung galt es einen Partner zu finden, der die geltenden Datenschutzrichtlinien zu 100 Prozent einhalten kann. Nicht zuletzt war auch eine Optimierung der Kosten gewünscht.

Die Lösung – Sicheres und effizientes Outsourcing sensibler Daten mit Baumer Process

Heute werden Grossaufträge, wie beispielsweise Rechnungsversendungen, direkt an die Baumer AG übermittelt. Zudem steht es den Mitarbeitern frei, Einzelaufträge ebenfalls direkt von ihrem Arbeitsplatz aus an Baumer zu senden.

Das Handling ist dabei völlig unkompliziert. Wie gewohnt, wird das Dokument zunächst im gewünschten Programm erstellt und dann als PDF an die Baumer AG übermittelt. «Das ist ganz einfach», erklärt Mitarbeiterin Monica Simonetta. «Statt unseres internen Druckers, wähle ich als Option einfach das ‚Druckcenter Baumer AG’ aus.»

Der weitere Verarbeitungsstatus kann dann mittels Webportal zu jedem Zeitpunkt überprüft werden. Ein grosser Vorteil: Mittels «Track & Trace» können hier auch eingeschriebene Briefe einfach und unkompliziert nachverfolgt werden, wenn nötig mit Unterschriften-Nachweis. So stehen sie dem zuständigen Sachbearbeiter des Strassenverkehrsamtes jederzeit zur Verfügung.

Ein pünktlicher und korrekter Output der Dokumente ist dabei durch mehrfache Sicherheits- und Fehlerüberprüfungen beim Druckprozess garantiert. Gleiches gilt für die Einhaltung der Datenschutzkonformität.

«Für das Outsourcing unserer sensiblen Daten kam nur ein absolut vertrauenswürdiger und zuverlässiger Partner in Frage. In Baumer haben wir ihn gefunden» lautet daher das Urteil Roland Hollensteins, Leiter Finanzen und Informatik des Strassenverkehrsamts Thurgau.

Ist ein Outsourcing der Tagespost auch für Ihr Unternehmen rentabel?

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