Vollkostenrechnung und Kostenvergleich
Für einen Kostenvergleich intern vs. Outsourcing benötigen Sie eine Vollkostenrechnung. Für eine einfache Gegenüberstellung der Kosten probieren Sie doch einfach den Online Kostenrechner.
Patronage / Projektsponsor
Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung das Projekt unterstützt und die Zielsetzungen klar definiert sind. Welche Personen aus der GL treten als Sponsoren / Unterstützer des Projekts auf?
Strategische Zielsetzungen zu Papier bringen
Welche strategischen Ziele verfolgt die Organisation mit dem Print-Outsourcing? Meist geht es nicht rein um Kosteneinsparung, sondern auch um andere Themen, wie zum Beispiel: Fokussierung auf die Kernkompetenzen, die Flexibilisierung der Organisation oder durchgängige Kundenkommunikation und datenschutzkonforme Prozesse. Nicht alle Nutzen lassen sich monetär abschätzen, dennoch ist es wichtig, diese schriftlich festzuhalten.
Lastenheft und Anforderungen an den Print-Dienstleister
Ihre Zielsetzungen und Anforderungen an den Print Dienstleister halten Sie am Besten in einem Lastenheft fest. Dieses haben Sie vorab mit der Geschäftsleitung abgestimmt. Nun sind Sie bestens gerüstet für die Selektions- und Verhandlungsgespräche. Ihr Dokument enthält Themen wie z.B.:
- elektronische Kanäle: e-Bill, e-Post, e-Mail
- Retouren Management
- Ausfallsicherheit, Home-Office
- SLA (Service-Level-Agreement)
- Datenschutz, IT-Security
- Monitoring
- regelmässige De-Briefings
Projekt Eckdaten
Haben Sie klare Vorgaben für Ihr Projekt?
- Gewünschter Go-Live Termin
- Start der Evaluierung
- Verantwortlichkeiten, Stellvertretung, Support
- Projektbudget
- Zeitliche Verfügbarkeit der internen Stakeholder
Beratung sichern
Gibt es Bereiche, für die Sie eventuell einen externen Berater hinzuziehen wollen?
- IT-Security
- Datenspezialist
- QA-Manager
Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA für "non-disclosure agreement")
Für grössere Projekte benötigen Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung, bevor Sie den Anbietern Einblick in Ihr Projekt und Ihre Daten und Dokumente geben.
