Herr Mennel, was hat die Stadtpolizei dazu bewogen, den Bussenversand an einen Dienstleister zu vergeben?
«Unsere bisherige Verpackungslinie war «end-of-life». Zudem verliess uns ein Mitarbeiter in den wohlverdienten Ruhestand. Das war ein guter Zeitpunkt für eine neue Lösung. Die Entscheidung, den Bussenbereich an einen Dienstleister zu vergeben, war an strenge Bedingungen geknüpft. Schliesslich handelt es sich ja um besonders schützenswerte Personendaten. Es war wichtig einen Partner zu finden, der bezüglich Datenschutz alle Kriterien erfüllt.».
Welche Anforderungen waren dies?
«Die Überlegung war zunächst die Anschaffung einer neuen Verpackungslinie. Doch dies hätte auch zur Folge gehabt, den Mitarbeiter wieder zu ersetzen. Daher war die folgende Überlegung, einen vertrauenswürdigen Partner zu finden, der die nötigen Datenschutzrichtlinien erfüllen konnte».
«Es musste eine einfache Handhabung gewährleistet sein, und unsere Mitarbeitenden sollten sich wieder auf die Kernkompetenzen konzentrieren können. Der Dokumenten-Output sollte weitestgehend automatisiert werden und das bei einer hohen Prozess- und Datensicherheit. Eine Optimierung der laufenden Verarbeitungen war erwünscht und die Anbindung an unsere Fachapplikation «episipol» sollte so schlank als möglich verlaufen. Also keine leichte Aufgabe».
Wie sind Sie auf Baumer aufmerksam geworden?
«Wir haben Baumer an einer Fachtagung in Luzern kennengelernt. An dieser wurde unter anderem ein automatisierter Bussenversand anhand der Kantonspolizei Basel-Stadt vorgestellt. Die Präsentation hat mich von Anfang an überzeugt. Der Lösungsansatz erschien sehr einfach und unkompliziert und das bei hoher Prozesssicherheit».
Warum haben Sie sich letztendlich für Baumer AG entschieden?
«Ein Punkt war das Thema Datenschutz. Hier wurde ich gänzlich überzeugt. Zudem wurde bereits mit dem Kanton Basel-Stadt und dem damaligen Datenschutzbeauftragen des Bundes, Herrn Prof. Dr. Rudin, eine Zusammenarbeit geprüft und für gut befunden. Mit dem erhöhten Datenschutz Zertifikat «Good Priv@cy» erfüllt Baumer AG auch alle notwendigen Anforderungen in diesem Bereich.
«Ein anderer Punkt war, die einfache Handhabung und die direkte Anbindung an die Fachapplikation. Alle Anforderungen wurden mit wenigen Schritten gelöst oder sogar übertroffen. Heute können wir mit wenigen Klicks unsere laufenden Verarbeitungen via «track and trace» auf einem gesicherten Web-Portal von Baumer nachverfolgen. Somit haben wir immer die Sicherheit und die Kontrolle über unseren gesamten Dokumenten-Output. Auch in Puncto Preis- / Leistung konnte Baumer überzeugen. Nach einem Besuch im Thurgau waren wir sicher, dass wir eine gute Entscheidung getroffen haben. Insbesondere auch mit den Themen Umwelt, Nachhaltigkeit und Innovationskraft».
Wie haben Sie die Projektarbeit empfunden?
«Die Projektarbeit war für uns äusserst professionell gestaltet. Die Anbindung an unsere Fachapplikation «epsipol» wurde mit den IT-Verantwortlichen sehr zeitnah realisiert. Fragen wurden umgehend beantwortet und auch die To-do-Liste war schnell abgearbeitet. Wir wurden in allen Bereichen sehr kompetent begleitet. Kurzfristige Änderungen im Ablauf wurden problemlos umgesetzt».
Sie verarbeiten jetzt schon eine geraume Zeit. Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit?
«Die Zusammenarbeit ist sehr professionell. Die mehrfachen Sicherheits- und Fehlerprüfungen des festgelegten Druckprozesses garantiert uns einen pünktlichen und korrekten Dokumenten-Output».
«Erfreulich ist auch das Change-Management. Falls es zu Korrekteren kommt, wird proaktiv gehandelt und auch sofort umgesetzt. Oberstes Gebot ist immer ein pünktlicher Versand. Die Überprüfung des Versandes über das Web-Portal gibt uns zusätzliche Sicherheit. Es ist ein beruhigendes Gefühl, einen zuverlässigen Partner an seiner Seite zu wissen».
War es für Ihre Mitarbeitenden eine grosse Umstellung, den Prozess nicht mehr im Haus zu haben?
«Im Gegenteil, die Mitarbeitenden sind froh, dass sie sich jetzt wieder auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Drucken und Verpacken gehört nicht zu unserem Kerngeschäft. Der Prozess für die Datenaufbereitung ist weitestgehend automatisiert und die Kosten werden transparent aufgeschlüsselt, so dass es keine grossen Umstellungen gab».
Können Sie Baumer auch für andere Polizeidienststellen weiterempfehlen?
«Wenn es beim Dokumenten Output um eine professionelle und partnerschaftliche Zusammenarbeit geht, jederzeit gerne. Mit Baumer haben wir einen zuverlässigen und vertrauenswürdigen Partner gefunden».
Herr Mennel, vielen Dank für das Gespräch!
Möchten auch Sie mehr über Print-Outsourcing von Baumer erfahren? Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Tel. +41 52 723 42 63, cschatz@baumer.ch www.baumer.ch
